Workplace : pour une administration plus collaborative et transversale

En rendant Workplace accessible à tous ses collaborateurs, le Gouvernement princier modernise la communication au sein de l’Administration monégasque, au sein d’un réseau social interne et privé.

Lancé le 6 novembre 2018 auprès de 30 services volontaires, Workplace (by Facebook) est désormais disponible pour l’intégralité des collaborateurs de l’Administration monégasque. Instauré sous l’impulsion de Frédéric Genta, Délégué Interministériel à la Transition Numérique, cet outil permet l’accès à l’information pour l’ensemble des fonctionnaires et agents.

Workplace combine en effet les nouvelles technologies, avec des fonctionnalités simples d’utilisation et d’adoption, pour rendre la communication plus transverse, moins verticale et contribuer ainsi à renforcer la culture interne.

Développer la cohésion et donner la parole

« A l’ère du numérique, le Gouvernement Princier bâtit l’administration de demain », souligne Frédéric Genta. Workplace fait partie des nouvelles solutions mises en place par la DITN, destinées à améliorer le quotidien de travail des fonctionnaires. C’est l’une des briques fondatrices d’un écosystème collaboratif, centré sur l’humain, favorisant la mobilité tout en préservant la sécurité.

Pour le Gouvernement, l’objectif est en effet de développer l’agilité et la cohésion, et de donner davantage la parole grâce à la possibilité, pour chacun, de créer des publications, tester des idées par l’intermédiaire de sondages, ouvrir des espaces de discussions ou encore échanger via une messagerie interne instantanée (WorkChat), et ce depuis n’importe quel type de terminal dont les smartphones et tablettes.

Faire passer l’information à tout le monde, c’est difficile. Réunir tout le monde au même endroit, parfois impossible. Cet écosystème offre alors la possibilité de :

• avoir accès  facilement aux informations de l’administration et de son équipe
• partager autour de centres d’intérêt commun avec des personnes de toute l’Administration
• échanger de manière instantanée, en évitant un flot de mails inutiles (via Workchat) 

Dépasser les silos organisationnels

Ce partage d’informations et donc d’expertise permet également de dépasser les silos organisationnels et générer des changements au sein de la culture d’entreprise. Workplace promeut l’ouverture, les commentaires et la diversité pour impliquer le personnel. Ce réseau développe l’interactivité grâce aux mentions J’aime, aux commentaires et aux réactions en temps réel. Aujourd’hui les groupes FAQ (Foire aux questions) permettent de poser des questions directement aux experts et donc de fluidifier l’accès à l’information

Un accélérateur de communication interne

La Direction du Tourisme des Congrès est l’un des premiers services de l’Administration monégasque à s’être investi sur Workplace.  Ses équipes étant dispersées aux quatre coins du globe, elle a tout de suite adhéré à cette nouvelle manière de communiquer. L’une des collaboratrices de la DTC affirme ainsi avoir diminué ses mails de 30% en relayant les informations directement sur le groupe de son équipe.

Workplace favorise ainsi la dématérialisation et contribue à adopter un comportement écoresponsable : cet outil ne remplacera jamais les emails mais permettra de les diminuer significativement, en contribuant ainsi à la politique de Zéro-papier du Gouvernement.

Le Facebook de l’Administration a déjà séduit d’autres Etats et villes. Comme Monaco, Singapour et Oslo l’ont également adopté.